Справка ClientRec · Записи
Зачем статусы визита и что показывают строки «Создано» и «Пришёл» в карточке?
Рядом с переключателем статусов в карточке визита стоит знак «?»: он коротко говорит, на что влияет каждый статус. Под комментарием две серые строки: кто и когда создал запись, и, когда приём уже шёл, во сколько пришёл клиент и как шёл приём.
Путь в системе: Расписание → карточка визита → знак «?» рядом со статусами; серые строки под комментарием
Кому доступно: Руководитель, Администратор и Специалист (по своим записям)
Зачем знать, на что влияют статусы
Статусы нажимают вручную, и без объяснения их то пропускают, то ставят «на всякий случай». От них зависят зарплата, предоплата, баллы по акциям и склад. Строка «Создано» отвечает на вопрос, кто и когда завёл запись, без захода в журнал действий, который открыт только руководству.
Как читать подсказку и серые строки
- Откройте карточку визита и нажмите «?» рядом со статусами: во всплывашке по строке на каждый статус.
- «Пришёл» достаточно, чтобы приём попал в зарплату. «Завершён» закрывает чек предоплаты и нужен, чтобы начислились баллы по акциям и списались расходники.
- «Не пришёл» отмечает неявку: она идёт в статистику и правила неявок. «Отменён» значит, что запись снята заранее.
- Оплата статус не меняет: после оплаты нажмите «Завершён» сами. Исключение — настройка «Завершать визит при полной оплате» (Настройки → Расписание), по умолчанию она выключена.
- «Пришёл», «На приёме» и «Завершён» нельзя поставить раньше дня визита: кнопки серые, рядом написано «Визит ещё не наступил». Сегодняшний визит можно отметить с самого утра, завтрашний — только завтра. День считается по часовому поясу компании.
- Завершили визит по ошибке? Руководитель, Управляющий и Администратор нажимают «Отменить завершение», пишут причину, и визит возвращается в работу, а расходники — на склад. Это возможно, только пока по визиту нет денег и чека, он не попал в выплаченную ведомость и приём в медкарте не подписан. Иначе сначала оформите возврат или снимите отметку выплаты.
- Серой строкой «Создано 10.10 15:31 — Ерёменко А. Н. · вручную» видно, когда и кто создал запись, или «онлайн», если клиент записался сам.
- Строка «Пришёл 10:07 (+7 мин) · приём 10:10–11:25» появляется после нажатия статусов: время взято из журнала действий, а отклонение считается от планового начала.
Понятно, что запускает каждый статус
Вы знаете, какой статус что запускает, и видите, кто создал запись и как шёл приём, не открывая журнал.
Пример: приём с опозданием
Клиент записан на 10:00, администратор нажала «Пришёл» в 10:07, мастер начал в 10:10 и закончил в 11:25. В карточке: «Пришёл 10:07 (+7 мин) · приём 10:10–11:25».
Что путают в статусах
- Считать, что оплата сама завершает визит. Без настройки «Завершать визит при полной оплате» статус «Завершён» нужно нажать отдельно.
- Нажимать «Пришёл» или «Завершён» заранее, за дни до приёма: такой визит попал бы в отчёты и ведомость раньше времени, поэтому система не даёт.
- Ждать, что блок записи в сетке растянется по факту. Он остаётся по плану, фактическое время показывает только строка в карточке.
Что будет, если не ставить «Завершён»
Часть визитов останется без «Завершён», и по ним не начислятся баллы по акциям и не спишутся расходники.
Кто видит строки и как работают автозавершение и отмена
Кто видит строки
Строки видны тем, кто видит сам визит: специалист видит их у своих записей, руководство и администратор у всех. Журнал действий в настройках безопасности по-прежнему открыт только руководству.
Автозавершение при полной оплате
Если включить «Завершать визит при полной оплате», визит сам станет «Завершён», когда клиент оплатил всё. Не раньше дня визита и не для визита, где приём в медкарте ещё не закрыт: врач заканчивает приём сам. Визиты участников групповых занятий закрывает кнопка «Провести».
Отмена завершения
Кнопка есть у Руководителя, Управляющего и Администратора. Причина обязательна и записывается в журнал. Если визит завершили наперёд, он вернётся в «Подтверждён», иначе в «Пришёл». Клиенту ничего не отправляется.
Частые вопросы по статусам
Почему нет строки «Пришёл»?
Статусы ещё не нажимали, или запись создана до того, как система стала хранить время нажатий.
Почему «Отменить завершение» отказывает?
Причины в тексте отказа: по визиту принята оплата или пробит чек (оформите возврат), визит в выплаченной ведомости (снимите отметку выплаты за период), приём в медкарте подписан (аннулируйте его как внесённый ошибочно).
Ещё по теме
Как понять, дошло ли сообщение клиенту, и отправить его ещё раз?